A gyűjteményi csoportban történik a dokumentumok megrendelése, érkeztetése, nyilvántartásba vétele, formai és tartalmi feltárása, a dokumentumok szerelése, jelzetelése, az adatbázisépítés, katalógusok karbantartása, letéti könyvtárak kezelése, állományrevízió, törlési adminisztráció végigvezetése.
A gyűjteményszervezés, tartalmi és formai feltárás valamennyi munkafolyamata számítógépesített.
Feladatok:
- Tájékozódás a könyvpiacon
- Új könyvek állománygyarapítási tanácsadó
- Online könyváruházak
- Könyvtárhasználói igények
- Sajtó
- Személyes válogatás a könyvesboltban
- Nyilvántartásba vétel
- Az egyik fontos része a gazdasági hivatallal történő kapcsolattartás, egyeztetés, számlaigazolás.
- A dokumentumok egyedi azonosítóval történő ellátása és adatbázisba rögzítése előfeltétele a dokumentumok kölcsönözhetőségének.
- Formai és tartalmi feltárás
- Az adatok rögzítése az Aleph adatbázis Katalogizálási moduljában történik lehetőség szerint a bibliográfiai rekord átvétellel, besorolási adatok átemelésével.
- A csoport erőssége a dokumentumok tartalom szerinti minél mélyebb feltárása, visszakereshetővé tétele.
- Tanszéki letétek kezelése
- Sok feladatot jelent a 38 tanszéki/egység könyvtár kezelése, gondozása, revíziója. Az állománykezelés központosításával törekszünk arra, hogy a dokumentumok a központi könyvtárban kerüljenek elhelyezésre, kölcsönzésre vagyonmegóvás biztosítása miatt.
- A könyvtárosok munkáját a számítógépeken, az elektronikus információkon túl mintegy 800 kötetes segédkönyvtár támogatja.
- A hagyományos cédulakatalógusok lezárásáig a gyűjteményi csoportban tovább épül a raktári katalógus.
Állomány
- A 221.000 kötet könyv kétharmada van adatbázisban rögzítve.
- Az éves gyarapodás 8000-9000 kötet.
- A könyvtár regionális szerepkörénél fogva számos gyűjteményt birtokol: Osztrák könyvtári gyűjtemény, Angol Nyelvtanári Módszertani Központ gyűjteménye, Tankönyvkiadók tankönyvgyűjteménye,
- különgyűjtemények: Devecseri Gábor Könyvtára, Pungor Ernő Alapítvány, Hadrovics László Könyvtára és egyéb, a tanszékek birtokában lévő kisebb könyvtári hagyatékok.
Ülőhelyek száma a gyűjteményi csoportban
- könyvtáros munkahelyek száma: 6
- további számítógépes munkahelyek száma: 2
A számítógépeken kívül egyéb kiegészítő eszközök segítik a munkát:
- nyomtatók
- fax
- szkenner
- másoló – csak szolgálati célokra